Servizi

I nostri servizi

Nel corso degli anni la Fondazione Enti Locali, insieme a Upel Milano,
ha messo a punto e sviluppato i seguenti servizi per sostenere il lavoro dei Comuni:

Regolamento UE n. 679/2016: Nomina del Responsabile per la protezione dei dati personali e Servizi di affiancamento per l’attuazione del Regolamento.

Il Regolamento europeo sulla privacy, n. 679/2016, delinea un quadro di novità per la Pubblica amministrazione.

Viene introdotto il principio di “responsabilizzazione”, in virtù del quale al “Titolare del trattamento dei dati” è attribuito il compito “di assicurare, ed essere in grado di comprovare, il rispetto dei principi applicabili al trattamento dei dati personali” (Garante privacy).

“La nuova disciplina impone alle amministrazioni un diverso approccio nel trattamento dei dati personali, prevede nuovi adempimenti e richiede un’intensa attività di adeguamento, preliminare alla sua definitiva applicazione a partire dal 25 maggio 2018” (Garante privacy).

Tra gli adempimenti obbligatori è prevista la nomina del Responsabile della protezione dei dati personali (DPO).

Tale figura dovrà essere individuata entro il prossimo 25 maggio 2018.

L’art. 39 del Regolamento definisce i compiti del DPO: informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti, sorvegliare l’osservanza del regolamento, provvedere alla sensibilizzazione e la formazione del personale, cooperare e fungere da punto di contatto con l’Autorità di controllo.

UPEL Milano, collegata ad un insieme di società volte a riunire ed integrare competenze diverse, organizzative, informatiche e legali, è in grado di fornire:

  1. Il Responsabile della protezione dei dati personali (DPO – Data Protection Officer)

 UPEL Milano provvede ad individuare un’idonea figura professionale che possa ricoprire l’incarico di Responsabile della protezione dei dati personali presso il Comune di Cisano Bergamasco, in coerenza con le competenze fissate dalla norma per lo svolgimento dei compiti di cui all’art. 39 del Regolamento.

  1. Servizi di affiancamento

Affiancamento per la privacy

L’Ente è chiamato inoltre a provvedere ai seguenti adempimenti:

  • l’istituzione del Registro delle attività di trattamento (art. 30 e cons. 171).

E’ chiamato ad “avviare la ricognizione dei trattamenti svolti e delle loro principali caratteristiche (finalità del trattamento, descrizione delle categorie di dati e interessati, categorie di destinatari cui è prevista la comunicazione, misure di sicurezza, tempi di conservazione, e ogni altra informazione che il titolare ritenga opportuna al fine di documentare le attività di trattamento svolte) funzionale all’istituzione del registro.

La ricognizione sarà l’occasione per verificare anche il rispetto dei principi fondamentali (art. 5), la liceità del trattamento (verifica dell’idoneità della base giuridica, artt. 6, 9 e 10) nonché l’opportunità dell’introduzione di misure a protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione (privacy by design e by default, art. 25), in modo da assicurare, entro il 25 maggio 2018, la piena conformità dei trattamenti in corso (cons. 171)”

(Garante privacy).

“La pronta attuazione delle nuove misure relative alle violazioni dei dati personali, tenendo in particolare considerazione i criteri di attenuazione del rischio indicati dalla disciplina e individuando quanto prima idonee procedure organizzative per dare attuazione alle nuove disposizioni”.

(Garante privacy).

L’istituzione del Registro dei trattamenti e, se necessario, la ricognizione dei trattamenti debbono considerare lo stato dell’Ente con riferimento agli atti prodotti nel tempo e all’evoluzione organizzativa.

La rilevazione dei trattamenti si dovrà riferire ad un’idea unitaria dell’organizzazione dell’Ente:

  • collegata al sistema della trasparenza e dell’accesso agli atti;
  • collegata alla trasformazione del sistema documentale in sistema dematerializzato (Codice dell’Amministrazione Digitale);
  • integrata con l’insieme dei procedimenti amministrativi.

Competenze integrate

UPEL Milano, con l’insieme delle società collegate, si propone come partner:

  • per le misure tecniche ed organizzative relative al trattamento dei dati personali a tutela dei diritti e delle libertà delle persone fisiche;
  • per l’adeguamento all’evoluzione tecnologica;
  • per la necessaria sicurezza informatica.

Per informazioni, potete scrivere a commerciale@upel.it

FORMAZIONE IN HOUSE
Richiedi il corso da realizzare presso il tuo Ente

Upel Milano presenta una vasta gamma di opportunità formative, che è possibile realizzare presso l’Ente, per la formazione e l’aggiornamento del personale interno a condizioni vantaggiose, usufruendo della nostra collaudata esperienza progettuale e organizzativa.

Abbiamo realizzato con diversi Enti corsi in house consentendo la partecipazione di dipendenti di Enti vicini, realizzando un sensibile risparmio per l’ente organizzatore  e una quota di partecipazione contenuta per i comuni limitrofi.

L’esperienza consolidata negli anni con l’organizzazione di centinaia di corsi residenziali, ci permette di consigliare anche questa formula, soprattutto in un momento in cui la formazione, sempre indispensabile, necessita di investimenti a costi contenuti.

La nostra organizzazione, collaudata da oltre quindici anni di presenza sul mercato nazionale, è come sempre disponibile ad analizzare soluzioni e formule di intervento formativo secondo specifiche esigenze e bisogni.

FORMAZIONE TERRITORIALE

Upel Milano srl riscontra nella sua attività una crescente domanda di formazione qualificata rivolta ai dipendenti comunali.

Pertanto ha ritenuto di investire ulteriormente nel settore formativo avvicinandosi al territorio con cinque poli di formazione collocati a Gorgonzola (MI), Nova Milanese (MB), Cuggiono (MI), Opera (MI) e Milano, per favorire la massima partecipazione dei Comuni.

Le giornate formative si tengono nell’Aula Consiliare, o in altre strutture adeguate, messe a disposizione dello stesso Ente ospitante, che indica la positiva collaborazione con le istituzioni locali.

Inoltre, il programma viene costruito periodicamente anche ascoltando le richieste degli Enti aderenti al progetto, al fine di renderlo il più vicino possibile alle esigenze del territorio.

Nel programma sono compresi anche i corsi per i quali è prevista la formazione obbligatoria del personale.

Per informazioni, potete scrivere a commerciale@upel.it

Trasferire i servizi comunali sulla rete e produrre e conservare archivi digitali.

Gli adempimenti previsti dalle diverse norme sono interdipendenti e il loro espletamento richiede al Comune di definire permanentemente i propri indirizzi e le priorità mediante piani concretamente realizzabili, collocati nel medio-lungo periodo.

L’interdipendenza si riferisce al sovrapporsi di diversi livelli:

  • l’organizzazione del Comune;
  • la gestione delle risorse;
  • la gestione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Il denominatore comune che sta guidando i piani dell’Ente e la conseguente attività operativa è rappresentato dal raccordo dei due obiettivi fissati dal Legislatore:

  • Riorganizzare la gestione dei flussi documentali anche ai fini della conservazione.

La riorganizzazione dei flussi, a partire dal protocollo informatico, fino all’archiviazione e alla conservazione nel tempo dei documenti, rappresenta il presupposto per la trasformazione dei procedimenti e dei servizi verso il digitale.

  • Mettere in rete i servizi del Comune.

In coerenza con le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale, per favorire ed estendere le opportunità di accesso ai servizi.

UPEL Milano affiancherà la Responsabile della gestione documentale e la struttura organizzativa dell’Ente affinché, attraverso l’attività formativa, il tutoraggio della struttura e la redazione dei piani e degli strumenti operativi previsti dalle norme citate regole siano affrontati ed evasi i diversi adempimenti.

Avrete a disposizione il nostro personale secondo le vostre necessità e in coerenza con le esigenze organizzative del Comune.

In particolare gli obiettivi sono orientati per:

  • verifica della piena attivazione delle disposizioni operative ed organizzative previste con il Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi:

affiancamento per:

  • la completa dematerializzazione dei flussi documentali,
  • la gestione del fascicolo informatico,
  • la gestione delle aggregazioni documentali informatiche;
  • il recepimento delle norme e delle relative regole tecniche riferite alla conservazione digitale:
    • predisposizione e adozione del Manuale per la conservazione,
    • affiancamento per la definizione delle scelte operative e per l’individuazione del modello organizzativo del Comune,
    • affiancamento per la selezione di eventuali partner per la conservazione;
  • l’adozione e l’attuazione di un “Piano” per il trasferimento dei servizi comunali sulla rete:
    • affiancamento per la selezione e la sperimentazione dei primi servizi da trasferire sulla rete,
    • verifica dei procedimenti amministrativi e delle tematiche di accesso agli atti e dei Regolamenti di riferimento;
  • l’integrazione con i “Progetti infrastrutturali” quali lo SPID e PagoPA;
  • la verifica relativa al recepimento delle “Misure minime di sicurezza ICT per le PA”  (Circolare AgID 2/2017) il primo recepimento delle linee operative di sviluppo dell’informatica pubblica di cui al  “Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica amministrazione 2018–2019” (è il documento indirizzo strategico ed economico “con cui si definisce il modello di riferimento per lo sviluppo dell’informatica pubblica italiana e la strategia operativa di trasformazione digitale del Paese”).

Per informazioni, potete scrivere a commerciale@upel.it

SERVIZIO RAGIONERIA

Il servizio è rivolto, principalmente, agli Enti:

  • che non sono dotati al proprio interno di personale dedicato esclusivamente alle problematiche di formazione e gestione dei bilanci;
  • che necessitano di sostituzioni temporanee dei responsabili dei servizi finanziari.

Grazie al supporto di professionisti e collaboratori che hanno maturato esperienza, con ruoli di responsabilità, nell’ambito degli uffici ragioneria di enti locali, vengono garantiti tutti gli adempimenti a carico dei Servizi Finanziari quali, tra gli altri:

  1. predisposizione del Bilancio di previsione annuale, del bilancio pluriennale e della relazione previsionale e programmatica;
  2. predisposizione delle variazioni al bilancio di previsione;
  3. predisposizione della ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi e verifica degli equilibri di bilancio;
  4. predisposizione del Rendiconto della Gestione ed invio telematico alla Corte dei Conti;
  5. predisposizione delle delibere di approvazione dei documenti contabili sopra richiamati;
  6. supporto alla predisposizione dei questionari dell’organo di revisione sul bilancio di previsione e rendiconto della gestione;
  7. predisposizione del Conto Annuale del Personale e relativa Relazione;
  8. gestione e monitoraggio del patto di stabilità (per gli enti con popolazione superiore a 1.000 abitanti).

E’ inoltre previsto un servizio di supporto agli Enti per il passaggio alla nuova contabilità ai sensi del D.Lgs. 118/2011.


SERVIZIO PATTO DI STABILITA’

Il servizio intende supportare gli organi politici dell’Ente nell’attività di programmazione nonché i funzionari interessati a vario titolo alla gestione degli adempimenti previsti dal patto di stabilità, al fine di adempiere a quanto richiesto e rispettare, così, le varie scadenze in quanto la loro inosservanza può determinare sanzioni pesanti, in primis il mancato rispetto del patto di stabilità.

Il servizio è articolato in tre fasi:

  1. La programmazione

L’attività è finalizzata alla predisposizione dell’allegato al bilancio di previsione concernente le previsioni del rispetto dei limiti imposti dal patto di stabilità interno nel triennio di riferimento.

  1. Il monitoraggio delle previsioni

Durante l’intero anno verranno effettuati monitoraggi periodici in merito alle previsioni formulate dai quali potranno emergere eventuali scostamenti rispetto alle previsioni iniziali che possono determinare una diversa impostazione del bilancio e della programmazione dell’Ente.

  1. La rendicontazione

L’attività è finalizzata alla predisposizione dei documenti necessari:

  1. per il monitoraggio del primo semestre (entro il 30 luglio o altra data fissata da decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze);
  2. per il monitoraggio del secondo semestre (entro il 31 gennaio dell’anno successivo);
  3. per la certificazione del saldo finanziario conseguito (entro il 31 marzo dell’anno successivo).

E’ compreso nel servizio la consegna all’Ente di un foglio di calcolo per il monitoraggio del bilancio.

SUPPORTO BILANCIO CONSOLIDATO DEL GRUPPO AMMINISTRAZIONE PUBBLICA

SUPPORTO PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE STRAORDINARIA DELLE PARTECIPATE PUBBLICHE

SUPPORTO PER LA REDAZIONE DEL BILANCIO E ATTI CONNESSI

TUTORAGGIO NELLA REDAZIONE DEL REGOLAMENTO DI CONTABILITA’

TUTORAGGIO NELLA REDAZIONE DEL DUP

RELAZIONE ALLEGATA AL CONTO ANNUALE DEL PERSONALE

Per informazioni, potete scrivere a commerciale@upel.it

Intervento di assistenza al trasferimento, riordino e razionalizzazione dell’archivio di deposito

Il servizio si prefigge di razionalizzare e organizzare la documentazione per consentire una adeguata conservazione, reperibilità e consultabilità delle carte.

A seguito dell’intervento ci si propone di riordinare la documentazione in oggetto e di produrre il relativo inventario su supporto cartaceo e informatico.

Il lavoro in particolare si puo articolare in più fasi:

FASE 1

  • predisposizione del progetto da presentare alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Regione Lombardia per l’approvazione di competenza;
  • coordinamento e assistenza durante il trasferimento della documentazione dall’attuale sede presso il Palazzo comunale ai nuovi locali predisposti per l’Archivio presso la sede della Biblioteca comunale;

FASE 2

  • ricognizione della documentazione e sua suddivisione cronologica;
  • riordinamento fisico, razionalizzazione e organizzazione della documentazione sulle scaffalature dei nuovi locali archivio:
  • divisione del carteggio dalle serie particolari (protocolli, delibere, conti consuntivi, pratiche edilizie, ecc.);
  • disposizione cronologica delle serie;
  • organizzazione del carteggio per categorie sulla base del titolario Astengo e del nuovo titolario per  Comuni per la documentazione posteriore al 2005;
  • condizionamento del materiale sciolto;
  • individuzione, selezione e redazione dell’elenco di una prima parte del materiale suscettibile di scarto;

FASE 3

  • censimento della documentazione che avrà come risultato la creazione di una base di dati informatica riportante per ogni unità archivistica (faldone o registro): titolo, estremi cronologici, numerazione, segnatura, collocazione provvisoria;

FASE 4

  • schedatura informatica e riordino del carteggio a serie annuali rispettando i titolari di classificazione e le disposizioni fornite dalla Soprintendenza archivistica;
  • produzione di un elenco di consistenza cartaceo e informatico, corredato di introduzione storico-archivistica, che rimarrà a disposizione dell’Amministrazione comunale;
  • realizzazione di cartelli topografici sulle scaffalature e sugli armadi con l’indicazione di: titolo ed estremi cronologici.

Per informazioni, potete scrivere a commerciale@upel.it

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